Leverans från ärendehanteringssystem till arkiv

Leveranser av digitalt arkivmaterial till Riksarkivet, så kallade ADB-upptagningar, har sedan 1970-talet utgjorts av flata filer enligt relationsdatabasmodellen.

Detta är förvisso en väl beprövad metod, men den har också sina begränsningar. Dels bevaras arkivalierna i en teknikberoende form som är beroende av att det finns relationsdatabaser att läsa in arkivalierna i vid tillgängliggörande, dels är det just databaser som arkiveras, inte den information som arkivbildaren hanterar i sin verksamhet.

Sammanfattning

Vi har därför i arbetet med att bevara digital ärendeinformation från Försäkringskassan utgått ifrån en uppsättning XML-strukturer som beskriver ärenden från ärendeslag ner till enskilda handlingar. Denna struktur kallas Electronic Records Management System (ERMS) och är framtagen av riksarkivet i Storbritannien och har anpassats av oss inom projektet för att passa svenska förhållanden.

Detta medger att den information vi vill bevara om ärenden arkiveras och bevaras sammanhållet, oavsett vilka databaser/system informationen hämtas ifrån. Det innebär också att vi senare inte behöver återskapa någon relationsdatabas vid tillgängliggörande av materialet utan att det är tillräckligt om vi kan läsa XML-filerna.

Publicerad: 12 november 2008

Uppdaterad: 28 januari 2009

Luleå tekniska universitet