Hoppa till innehållet

Förändrade användarkonton

Publicerad: 24 november 2021

Endast den som har en anställning eller har ett avtal med universitetet får ha åtkomst till informationsresurser.

På grund av lagar, förordningar och den nyligen genomförda internrevisionen av informationssäkerhet som universitetet ska uppfylla så uppdateras nu användarhanteringen.  Exempel på informationssäkerhetskrav från Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) är att en användare inte ska ha åtkomst till mer information och IT-stöd än vad denne behöver för att utföra sina arbetsuppgifter. 

Ett arbete pågår med att introducera rollbaserad behörighetshantering på universitetet, arbetet kommer att göras i flera steg och innebär att användarkonton kommer förändras.

Detta är en stor förändring i arbetssätt, bland annat genom

  • om en förlängning är planerad måste det nya avtalet skrivas med en person innan det gamla avtalet har gått ut
  • överlämning måste ske innan en person har slutat

Produktionssättning av användarkontot -universitetsanknuten

Vid LTU finns idag två olika sorters användare, personal och student.

Som ett led i arbetet med att introducera rollbaserad behörighetshantering inför LTU nu ytterligare en kategori av användare, ”Universitetsanknuten” (associated), en person som inte är anställd vid LTU.

Vi träffar alla institutionernas administrativa chefer och VSS avdelningschefer för att gå igenom befintliga användare i nuvarande system (ITS-admin/LDAP).

  • Vissa användare kan ha slutat och behöver avslutas. Detta görs genom att ett ärende skapas i ärendehanteringssystemet. (länk nedan)
  • De användare som ska bli ”universitetsanknutna” tillförs ny information,  tex sätts slutdatum för varje användarkonto. (denna ändring gör vi i projektet tillsammans med cheferna)

Användaren flyttas från ITS-admin/LDAP till det nya personregistret och identitets- och kontohanteringen för att ta hand om dessa användare.

Konverterar är genomfört i etapper v50, v6 v8, v10 och fler planers till v13.
 

Under våren kommer INTE professor emeritus/emerita samt “doktorand där anställning avslutats” att påverkas. Dessa migreras i en senare.

Vad innebär releasen av universitetsanknuten ?

En universitetsanknuten är en person som inte är anställd men som behöver access till vissa system och information. (för mer information se LTU-1492-2018-3) Det kan vara någon av följande: Professor emeritus/emerita med avtal, Gästforskare, Industridoktorand, Gästdoktorand, Doktorand där anställning upphört, Konsult, Undervisande gäst, Klinisk adjunkt, Praktikant, Tentamensvakt, Studentkårsrepresentant. (för mer information se LTU-1492-2018, länk nedan)

När det gäller forskare är rekommendationen att använda sig av OrcId. Läs mer information via länken nedan.

Forskare kan välja att behålla personliga artikeln. Den blir iså fall ett ansvar för institutionen.

De universitetsanknutna som idag finns hos oss och redan har accesser till system kommer att behålla dem.

Efter releasen kommer de att påverkas av följande förändringar:

Det syns att någon inte är anställd

  • From v48 kommer alla nya universitetsanknutna att få den nya e-postadressen förnamn.efternamn@associated.ltu.se.
  • De som migreras till universitetsanknuten och som idag redan har en e-postadress via LTU kommer ha kvar den för att fortsatt kunna ta emot e-post via den gamla adressen.

Vi avslutar konton automatiskt

  • Den nya behörighetsstyrningen innebär att användarkontot inaktiveras automatiskt det datum då personen slutar, därefter raderas kontot automatiskt efter 180 dagar.
  • Automatiskt skickas information och påminnelse till berörd person och ansvarig chef, att ta hand om verksamhetsinformation innan kontot raderas.
  • Användaren och dennes chef kommer när detta är produktionssatt att få mail ett antal gånger om att användaren inaktiveras, 45, 14 respektiver 7 dagar innan.

Hur vet du om du kommer att flyttas?

  • Alla användare som konverteras till universitetsanknuten kommer att få ett informationsmail.

Avtal

Då det gäller avtals-mallar, så finns de på webben. Se länk nedan.

HR stödjer vid avtal för adjungering och upphandlarna vid inköp av tjänster (tex konsulter)

Gäster hanteras beroende på vad de ska göra som ”gäst” och då hanteras av den Institution som är föremål för visiten (Om det är internationella samarbeten som avses, så ska det hanteras enligt riktlinjen för detta och avtal upprättas i enlighet med den).

Juristerna stödjer de som ska ta fram avtalen om de önskar detta.

Vad gör du om det blir problem?

Om du som användare får problem ska du vända dig till din närmsta chef på LTU, som i sin tur ska vända sig till Service Point eller skapa ärende via ärendehanteringssystemet.

Om det gäller att en person ska få ett förlängt avtal så ska chefen kontakta sin respektive HR-specialist.