Epost
Visa originalbild , Öppnas i nytt fönster/flik

Migrering till Exchange Online

Publicerad: 1 november 2019

E-post och kalenderfunktion för personal levereras inom kort via Office 365 och portalen www.office.com

Aktuellt

Om du får problem med att brevlådan inte kan hittas när du ska läsa en funktionsbrevlåda, se längst ner.

Förtydligande gällande sorteringsgregler

Sorteringsregler är exempelvis en regel som säger att meddelande från person X ska placeras i mapp Y.  Normalt följer dessa med vid migrering men som säkerhetsåtgärd kan man exportera dem enligt den guide som finns på denna sida, alternativt bara skapa om dem i efterhand om de inte skulle följa med.

Ett tips är att ta en skärmbild som minnesnotering OM du skulle behöva återskapa dem manuellt. Se utförligare längst ner på sidan.

 

Utrullning- och kommunikationsplan


Informationen uppdateras kontinuerligt på denna sida, www.ltu.se/0365

Utrullningen sker per institution och för varje avdelning. Support kommer finns på plats. Varje migrering omfattar max 60 st användare. Användare med extremt stora brevlådor migreras separat. 

Du kommer att få information via epost minst tre dagar innan migrering. Ny information via epost kommer till dig lunchtid samma dag som vi ska färdigställa/migrera din brevlåda.

Om din migrering misslyckas får du notifiering via epost senast 08.15 dagen efter, om du får detta meddelande behöver du inte göra något, vi återkommer med ny tidpunkt för migrering. 

Din användare sätts i synkronisering senast en dag innan, detta påverkar inte dig. Vi färdigställer brevlådan under eftermiddagen och arbetet pågår och körs klart under natten vilket innebär att du kan få störningar i din epostklient eller mobila klient under kvällen. Om din batch körs fredag eftermiddag så kan det då innebära störningar under helgen.

Planerad utrullning sker alla dagar. När din brevlåda är migrerad så behöver du utföra ett antal aktiviteter.
Se information om vad du behöver göra före och efter migrering nedan "Instruktion för slutanvändare".

Plan:

VSS centralt vecka 45-46 (klar)
ETS vecka 47 (planerad)
KKL vecka 48
HLV vecka 49
SBN vecka 49-50
TVM vecka 3
SRT vecka 4
Resterande vecka 5

Support finns på plats morgonen efter migrering, 09.00-10.00 på dessa platser:


ETS - lunchrum i A-huset
KKL - lunchrum i A-huset
HLV - S-paviljongen
SBN - lunchrum i F-huset
TVM - lunchrum i E-huset
SRT - lunchrum i A-huset
Resterande - support i närheten av servicedesk

Instruktion för slutanvändare

All inloggning kräver din kompletta epost-adress på formen: <fornamn.efternam>@ltu.se

Mobila enheter
För att få epost på din mobila enhet ska du ta bort kontot och lägga till det på nytt.
Vi rekommenderar att Outlook-appen användspå din mobila enhet för epost och kalender.(behöver oftast laddas ned från Google play, app store).
Guider på supportwebben (länk nedan)

Windows


Före migrering

  • Inventera dina sorteringsregler

Lokala sorteringsregler måste skapas på nytt och server-regler kan behöva  skapas på nytt

Efter migrering
Det kan dyka upp en inloggningsruta, logga då in i Outlook-klienten på nytt. Starta om Outlook-klienten om så krävs.
I normalfallet så läggs dina funktionsbrevlådor till automtiskt

Du kan även behöva logga in på Skype igen

Mac


Före migrering

  • Notera dina funktionsbrevlådor
  • Inventera dina sorteringsregler

Lokala sorteringsregler* måste skapas på nytt och server-regler kan behöva skapas på nytt

Efter migrering
Ta bort ditt konto och skapa om kontot på nytt
Lägg till dina funktionsbrevlådor manuellt, välj att den ska läsa mot Exchange och logga in med ditt LTUAD

Bra att veta

 

Utrullningsdetaljer

  • Om du delar din anställning på flera organisationer är målet att du migreras med den institution som migreras först. Följ planerad utrullningsplan.
  • Administrativ personal som tillhör VSS men utför sitt arbete på institution migreras med institutionen. Undantag är möjligt om behov finns.
  • För slutanvändaren
    • ​Innan migrering, inventera dina regler och delade brevlådor.
    • Efter migrering, anpassa din dator och mobila enhet.

Funktionsbrevlådor "shared mailbox"

Notera att "skicka som brevlåda" ej fungerar innan funktionsbrevlådan är migrerad. Se alternativt  tillvägagångssätt tillsvidare.
För att läsa och svara i funktionsbrevlådan kan du öppna den i webbmail, tryck på ditt namn "öppna en annan postlåda" och ange där funktionsbrevlådans namn, där skickar du i brevlådans namn.

Via länk nedan finns information om vilka funktionsbrevlådor vi har på LTU och vilka som har behörighet till den. Återrapportera till Servicedesk inaktuella funktionsbrevlådor eller om det ska justeras kring användares behörighet.

Det har framkommit att det finns viss skillnad i konfiguration för funktionsbrevlådorna vilket innebär ett inkonsekvent beteende för slutanvändaren gällande möjlighet att skicka som brevlåda mm och detta berör alla användare på LTU ej enbart migrerade. Det är uppmärksammat och kommer att åtgärdas. Den första åtgärden blir att säkerställa att alla skickade meddelanden hamnar i skickat-korgen på funktionsbrevlådan.

Tips och trix

  • ​Om du i din outlook-klient acceperar ett möte så välj att skicka med svar så att den som bjudit in dig ser om du accepterat mötet.
  • ”Send on behalf” fungerar ej förrän din funktionsbrevlåda (shared mailbox) är migrerad men du kan läsa den som vanligt. Avvakta alternativt kontakta support med aktuell funktionsbrevlåda så hanterar projektet den prioriterat. Läs mer i avsnittet ovan.
  • Om du upplever problem med klient eller annan seghet, starta om klienten
  • Om du får problem med din epostklient, du kan inte välja inställningar eller liknande så kan du kontakta Servicedesk och begära rensning av epost-profil
  • iPhone Outlook app - Välj att inte bara visa Prioriterad i inkorgen
  • Om du har problem med att boka rum och inte kan se tillgängligheten tänk på att inte använda den lagrade informationen utan sök upp rummet på nytt via kontakter i Globala adresslistan.

Webbmail 

Inloggning sker med din epost-adress förnamn.efternamn@ltu.se (UPN) https://outlook.office365.com/

.ics-kalender från webben

Kalendern kan för närvarande enbart läggas in mot din epostklient, ej via webbmail eller app i din mobila enhet.

Vidaresändning av epost

Regelstyrd vidaresändning av epost till extern adress tillämpas ej i normalfallet, kontakta Servicedesk för mer information. Se även dokument under "Efterlevnad".

IMAP

Server: outlook.office365.com
Port: 993
Encryption: SSL/TLS

SMTP: smtp.office365.com
Port: 587
Encryption: STARTTLS

Efterlevnad av

  • Riktlinje LTU-1378-2018 "Internet och e-post"
  • Regel LTU-644-2018 "Datoranvändning"
  • Projekt LTU-3539-2018