30 år i universitetets tjänst: ”Förändringarna har varit många”

I slutet av 1980-talet började Birgitta Karlberg läsa ekonomprogrammet vid Högskolan i Luleå, det som numera är Luleå tekniska universitet. När det var dags för examen i början av 1990-talet såg arbetsmarknaden allt annat än ljus ut, men hon fick snabbt fast jobb som sekreterare till chefen på utbildnings- och forskningsberedningen, allmänt kallad ”UF-byrån”.

På UF-byrån sysslade hon med allt från ekonomi- och personalfrågor till att hålla ihop verksamheten på avdelningen. På UF-byrån bereddes även stora frågor som utbildningsanslag och Birgitta minns att det blev en stor förändring när anslagen blev prestationsbaserade.

Massiv omorganisation

1997 började Birgitta som intendent på Institutionen för Industriell Ekonomi och Samhälle (IES) där hon jobbade nära prefekten. På den tiden fanns sekreterare knutna till varje ämne och lönenivåer och villkor kunde skilja sig mellan dem. Birgitta var med och såg över detta så att lönenivåer och -utveckling blev jämnare – först på IES och så småningom tillsammans med övriga institutioner.

Runt 2002/2003 insåg man att regelverk och system hade blivit mycket komplicerade, och det var svårt för administratörerna att hantera samtliga verksamhetsområden. Man tyckte också att kostnaderna för avdelningssekreterarna blev alltför höga. Ett stort omorganisationsprojekt inom administrationen inleddes. Det var ett var massivt projekt som ledde till att en stor katalog med alla administrativa tjänster på universitet togs fram. All personal skulle söka minst tre tjänster som de var intresserade av. Chefspositionerna tillsattes först och sedan fick personalen anmäla intresse för var de ville jobba. I den vevan blev Birgitta administrativ chef för IES.

– Det var lite nervöst – för tänk om ingen söker till min avdelning, säger Birgitta att hon tänkte.

Hon behövde inte oroa sig, hon fick ett bra team. På de stora hela gick omorganisationen bra och de nya rutinerna satte sig relativt snabbt. De flesta fick jobba med det de ville. Istället för sekreterare hade man nu institutions-, utbildnings- och projektadministratörer.

Tretton institutioner blir sex

Runt 2008/2009 inleddes ett arbete att minska antalet institutioner; tretton blev elva, som sedan blev sex. 2010 var starten för de sex nya institutionerna. Prefekter utsågs och de administrativa cheferna fick återigen söka jobb. Birgitta sökte och fick jobbet som administrativ chef på SBN. Ett tag jobbade många chefer dubbelt med en fot i sin gamla tjänst och en i sin nya.  En utmaning med SBN var att de institutioner som skulle slås samman skilde sig åt rent kulturmässigt, men även de ekonomiska förutsättningarna såg olika ut. Det var en tuff men rolig tid.

Birgitta berättar att mycket av hennes tid på SBN har lagts på lokalfrågor. Dels innebar omorganisationen en del ombyggnationer och renoveringar av F-huset, och det tog ett tag innan allt var klart. Sedan kom utredningen av F-huset, vilket slutade med att kontor, personalrum och sammanträdesrum flyttades till paviljonger.

Digitaliseringen har förändrat mycket

När Birgitta ser tillbaka på sina år vid universitetet kan hon konstatera att hon varit med om en del stora förändringar. Digitaliseringen har varit en resa. Från början satt de med pappersfakturor. Senare skulle de skannas och berörda personer behövde gå in i ett system för att attestera. Det påverkade många och föll inte alltid i god jord. Även reseräkningarna gjordes på papper och administratörerna satt och räknade traktamenten för hand. Budgetarna gjordes länge i Excel, men till slut blev det ohållbart och IT-system infördes.

Generellt var många funktioner mer personberoende innan digitaliseringen. Det var en eller ett par personer som hade tillgång till och kunskap om vissa filer. Nu ligger mycket i system som många har tillgång till. Det som är lite krångligare nu, tycker Birgitta, är alla upphandlingsregler. Ökad kontroll är bra, men det gör även ledtiderna längre.

Livet som pensionär

Birgitta lämnade sin tjänst som administrativ chef under våren 2020 och jobbade sedan den sista tiden på universitetet med SBN:s flytt från F-huset till T-paviljongen. Den 1 december 2020 gick hon i pension, lagom till jul. Det roligaste med jobbet på universitetet har varit mötet med alla olika typer av människor.

– Det finns en sådan spännande blandning av människor på Luleå tekniska universitet. En gång räknade vi till 52 olika nationaliteter bara på SBN! Till det kommer olika åldrar och verksamhetsbakgrund, så det är en otroligt levande miljö. Det är människorna jag kommer att sakna, säger Birgitta.

När Birgitta nu slutat jobba har hon mer tid för att träffa familjen. Hon hade sett fram emot att resa, men än så länge har pandemin hindrat henne och sambon från att göra det. Hon har inte riktigt landat i ledigheten, säger hon, men ser fram emot en större frihet när lugnet lagt sig.