Styrande dokument

Riktlinjer för styrande dokument definierar hur ett styrande dokument ska kategoriseras och skapas. I riktlinjen finns även beskrivning även angivet vilka styrande dokument som bör kontrolleras årligen och vem som har ansvar för respektive del i arbetet med styrande dokument.

• Riktlinjer för styrande dokument (.pdf) pdf, 317 kB.
  LTU-2312-2024, beslutad 2025-06-09

Hur ska det styrande dokumentet utformas?

I varje styrande dokument ska finnas en inledning med en saklig redogörelse för vad det styrande dokumentet syftar till samt vilka regler eller beslut som det styrande dokumentet baseras på.

Av det styrande dokumentet ska följande framgå: Titel, beslutsdatum, beslutsfattare, ansvarigt område, diarienummer, tidpunkt för ikraftträdande, eventuell sista giltighetsdag, uppgift om eventuellt beslut som upphävs. Universitetets mallar för styrande dokument ska användas.

Som handläggare måste man kontrollera att det inte finns flera dokument som innehåller samma information eller att olika styrdokument ger olika svar på samma fråga.

Tidig förankring hos rektorsfunktionen inför revidering eller framtagande av nya styrande dokument

Universitetets styrning bygger på en modell där rektor, som myndighetschef, har ett samlat ansvar för verksamhetens ledning, utveckling och resultat. Det innebär att rektorsfunktionen inte bara deltar i beslut, utan även har en viktig roll i utformningen av innehåll och inriktning i styrande dokument som uttrycker universitetets viljeinriktning. Att involvera rektorsfunktionen tidigt i processen är en naturlig del av denna styrning. Det möjliggör strategisk samordning, säkerställer att innehållet är förankrat i universitetets övergripande inriktning och bidrar till att dokumentet blir anpassat för genomförande i organisationen.

När ett styrande dokument rör frågor där universitetet gör ett innehållsmässigt vägval eller anger en strategisk inriktning – exempelvis inom utbildning, forskning, samverkan, anställning, meritering eller andra personalrelaterade områden – ska rektorsfunktionen därför involveras tidigt i processen. Detta gäller särskilt när dokumentet har bred påverkan eller uttrycker principer och prioriteringar som ska gälla för hela eller stora delar av universitetet. Styrande dokument där sådan tidig förankring med rektorsfunktionen kan behövas kännetecknas ofta av att de:

• innehåller ställningstaganden om hur något bör bedrivas eller prioriteras
• påverkar flera delar av organisationen
• eller uttrycker principer, värderingar eller strategisk riktning

Innan handläggaren påbörjar arbetet med att ta fram eller revidera ett styrande dokument av detta slag ska kontakt tas med ledningskoordinator Julia Gatu för återkoppling om utvecklingen ska ske i nära dialog med någon av rektorerna eller beredas i något av rektorsråden.

Om du som handläggare är osäker på om ett dokument har den karaktären, uppmuntras du att rådgöra med Julia Gatu i ett tidigt skede. Det är bättre att stämma av tidigt än att behöva justera sent.

Denna tidiga förankring hos rektorsfunktionen gäller inte styrande dokument av administrativ eller formell karaktär, där innehållet i huvudsak styrs av lagstiftning, förordningar eller etablerade interna rutiner, såsom styrande dokument för antagning, representation eller reseräkningar.

Steg-för-steg-arbetet med styrande dokument

När ett styrande dokument ska skapas eller revideras finns det i “riktlinjer för styrande dokument” anvisningar för hur detta ska göras på ett korrekt sätt. Därutöver finns här en arbetsrutin som anger på vilket sätt arbetet ska utföras.

1. Skapa ett ärende i diarieföringssystemet. Eventuellt stöd tillhandhålls av registraturen, registrator@ltu.se. Använd ärenderubrik i stil med ”Regler för …” , ”Riktlinjer för … ”
2. Öppna mall för styrande dokument i diarieföringssystemet.
3. Eventuell tidig förankring med rektorsfunktionen. Om dokumentet rör strategiska vägval eller universitetets viljeinriktning kan det finnas behov av att rektorsfunktionen involveras innan ärendet börjar beredas. Mer information finns ovan under rubriken ”Tidig förankring hos rektorsfunktionen inför revidering eller framtagande av nya styrande dokument”
4. Skriv ett nytt förslag eller utgå från tidigare dokument som ska revideras. Kom ihåg att använda ”spåra ändringar” om du redigerar ett befintligt dokument. Det kan vara lämpligt att föregå remissrundan genom att skriva till berörda delar av verksamhetsstödet att revidering kommer göras och på det viset inhämta synpunkter.
   
5. Skicka ut förslaget på styrande dokument inom organisationen till de som berörs av förslaget. Rekommenderad svarstid är minst tre veckor. Ange tydligt sista svarsdag vid utskicket. Påminn gärna vid uteblivna svar.
6. Gå igenom remissvar. Beroende på omfattningen av justeringen som följt av remissförfarandet kan det finnas skäl att göra om remissförfarandet eller föra ytterligare dialog.
7. Justera dokumentet efter avslutad remissrunda. Återkoppla gärna till de som haft synpunkter.
8. Rektors diskussionsmöte. För klargörande dialog inför rektorsbeslut ska dokumentet föredras på Rektors diskussionsmöte (RE Disk). Diskussionsmötet hålls vanligtvis varje måndag, och ärendet ska anmälas till mötet i Platina senast kl. 12 måndagen veckan före mötet. För att ta del av aktuella mötestillfällen samt information om mötesupplägg och förväntat underlag, se Rektors diskussionsmöte | Luleå tekniska universitet. Vid tidskritiska diskussionsärenden rekommenderas tidig dialog om mötestid med mötessekreteraren, då ett diskussionsmöte kan ställas in om rektor är bortrest.
9. Universitetsövergripande frågor och frågor som berör flera verksamheter ska föredras för central samverkansgrupp.
10. Skapa beslutsunderlag i diarieföringssystemet.
11. Rektors beslutsmöte. Rektor beslutar genom Rektors beslutsmöte (RE). Beslutsmötet hålls vanligtvis varje måndag, och ärendet ska anmälas till mötet i Platina senast kl. 12 måndagen veckan före mötet. För att ta del av aktuella mötestillfällen samt information om mötesupplägg och förväntat underlag, se Rektorsbeslut | Luleå tekniska universitet. Notera att en engelsk översättning ska biläggas i underlaget.
12. Tillgängliggöra dokumentet på webben. Sortera in dokumentet efter typ av styrdokument. Skriv en text om vad dokumentet handlar om och publicera på webben.
13. Kommunicera beslutat styrande dokument. När rektor har fattat beslut och mötesprotokollet är justerat expedierar mötessekreteraren beslutet till de mottagare som anges i beslutsunderlaget. Handläggaren ansvarar för eventuell vidare kommunikation av beslutet.
14. Översättning. Den engelska översättningen ska publiceras på webben i närtid till när den svenska versionen publicerats. För mer information, se rubrik “Översättning”.
15. Ärendet avslutas.

Översättning

I enlighet med universitetets språkpolicy ska ordningar, regler, riktlinjer och policyers översättas till brittisk engelska. All översättning ska kontrolleras av dokumentansvarig. I de översatta dokumenten ska det anges att översättningen är gjord av en automatisk översättningstjänst. Det är alltid den svenska originaltexten som gäller om diskussion uppstår kring översatta styrande dokument.

Det är viktigt att översättningen av specialiserade termer och juridiska begrepp blir korrekt.

Den engelska översättningen av regler, riktlinjer och policys bör publiceras i närtid till när den svenska versionen publiceras på webben.

Tidigare versioner

Om ändringar eller textomarbetningar utförs ska beslut om nytt styrdokument tas av behörig beslutsfattare och därefter ska dokumentet diarieföras, översättas och publiceras.

Vid revidering av styrande dokument ska det anges i det nya dokumentet hur den skiljer sig från tidigare versioner. Detta bör göras genom en tabell likt nedanstående.

Denna tabell bör finnas på hemsidan där det styrande dokumentet har publicerats.

Hur skapas en föreskrift?

Av riktlinjen för styrande dokument framgår att föreskrifter är en av de styrande dokumenttyper som används på Luleå tekniska universitet och att dessa har en separat arbetsrutin.

Krav på en föreskrifts innehåll och utformning:

• Innan en föreskrift skapas kan en konsekvensutredning behöva ske (se konsekvensutredningsförordningen).
• Föreskriften måste vara fristående, utan annan information, hänvisning till lagar/praxis, rådgivning, rutiner eller liknande och ska ej blandas med andra styrdokument, exempelvis riktlinjer.
• Rubriken måste innehålla: ”Luleå tekniska universitet” och ”föreskrifter”; ”ÅÅMMDD” (datum för beslut).
• Dokumentet måste innehålla ett löpnummer (juristfunktionen tillhandhåller), ikraftträdandedatum och publiceringsdatum.
• Bemyndigandet ska anges med aktuell paragraf (i ingress).
• Kungörelse ska ske minst fyra veckor innan ikraftträdandet, om andra än anställda och interna berörs (idag bara på vår webb under föreskrifter).