Styrande dokument

Riktlinjer för styrande dokument definierar hur ett styrande dokument ska kategorisiseras och skapas. I riktlinjen finns även beskrivning även angivet vilka styrande dokument som bör kontrolleras årligen och vem som har ansvar för respektive del i arbetet med styrande dokument.

• Riktlinjer för styrande dokument (.pdf) Pdf, 317 kB, öppnas i nytt fönster.
  LTU-2312-2024, beslutad 2025-06-09

Hur ska det styrande dokumentet utformas?

I varje styrande dokument ska finnas en inledning med en saklig redogörelse för vad det styrande dokumentet syftar till samt vilka regler eller beslut som det styrande dokumentet baseras på.

Av det styrande dokumentet ska följande framgå: Titel, beslutsdatum, beslutsfattare, ansvarigt område, diarienummer, tidpunkt för ikraftträdande, eventuell sista giltighetsdag, uppgift om eventuellt beslut som upphävs. Universitetets mallar för styrande dokument ska användas.

Som handläggare måste man kontrollera att det inte finns flera dokument som innehåller samma information eller att olika styrdokument ger olika svar på samma fråga.

Steg-för-steg-arbetet med styrande dokument

När ett styrande dokument ska skapas eller revideras finns det i “riktlinjer för styrande dokument” anvisningar för hur detta ska göras på ett korrekt sätt. Därutöver finns här en arbetsrutin som anger på vilket sätt arbetet ska utföras.

1. Skapa ett ärende i diarieföringssystemet. Eventuellt stöd tillhandhålls av registraturen, registrator@ltu.se. Använd ärenderubrik i stil med ”Regler för …” , ”Riktlinjer för … ”
2. Öppna mall för styrande dokument i diarieföringssystemet.
3. Skriv ett nytt förslag eller utgå från tidigare dokument som ska revideras. Kom ihåg att använda ”spåra ändringar” om du redigerar ett befintligt dokument. Det kan vara lämpligt att föregå remissrundan genom att skriva till berörda delar av verksamhetsstödet att revidering kommer göras och på det viset inhämta synpunkter.
4. Eventuell förankring hos rektorsråd. Ligger ärendet inom ett rektorsrådsområde kan det behövas föredras på ett rektorsråd, se Rektor | Luleå tekniska universitet för en sammanställning över rektorsråd.
5. Skicka ut förslaget på styrande dokument inom organisationen till de som berörs av förslaget. Rekommenderad svarstid är minst tre veckor. Ange tydligt sista svarsdag vid utskicket. Påminn gärna vid uteblivna svar.
6. Gå igenom remissvar. Beroende på omfattningen av justeringen som följt av remissförfarandet kan det finnas skäl att göra om remissförfarandet eller föra ytterligare dialog.
7. Justera dokumentet efter avslutad remissrunda. Återkoppla gärna till de som haft synpunkter.
8. Rektors diskussionsmöte. Rektorsfunktionen har diskussionsmöten varje måndag för klargörande dialog inför beslut på rektorsmöten. För att boka tid, kontakta rektorsfunktionen. Stopptid är en vecka i förväg. Se Rektors diskussionsmöte | Luleå tekniska universitet för mer information.
9. Universitetsövergripande frågor och frågor som berör flera verksamheter ska föredras för central samverkansgrupp.
10. Skapa beslutsunderlag i diarieföringssystemet.
11. Rektors beslutsmöte. Rektor beslutar genom Rektors beslutsmöte (RE). Lägg in relevanta dokument i möteshanteringen, se Rektorsbeslut | Luleå tekniska universitet för mer information.
12. Tillgängliggöra dokumentet på webben. Sortera in dokumentet efter typ av styrdokument. Skriv en text om vad dokumentet handlar om och publicera på webben.
13. Kommunicera beslutat styrande dokument. När beslut fattats av rektor om styrdokumentet, ska det skickas till berörda.
14. Översättning. I enlighet med universitetets språkpolicy ska styrande dokument översättas till engelska med stöd av automatisk översättning och därefter publiceras på webben.
15. Ärendet avslutas.

Översättning

I enlighet med universitetets språkpolicy ska ordningar, regler, riktlinjer och policyers översättas till brittisk engelska. All översättning ska kontrolleras av dokumentansvarig. I de översatta dokumenten ska det anges att översättningen är gjord av en automatisk översättningstjänst. Det är alltid den svenska originaltexten som gäller om diskussion uppstår kring översatta styrande dokument.

Det är viktigt att översättningen av specialiserade termer och juridiska begrepp blir korrekt.

Den engelska översättningen av regler, riktlinjer och policys bör publiceras i närtid till när den svenska versionen publiceras på webben.

Tidigare versioner

Om ändringar eller textomarbetningar utförs ska beslut om nytt styrdokument tas av behörig beslutsfattare och därefter ska dokumentet diarieföras, översättas och publiceras.

Vid revidering av styrande dokument ska det anges i det nya dokumentet hur den skiljer sig från tidigare versioner. Detta bör göras genom en tabell likt nedanstående.

Denna tabell bör finnas på hemsidan där det styrande dokumentet har publicerats.

Hur skapas en föreskrift?

Av riktlinjen för styrande dokument framgår att föreskrifter är en av de styrande dokumenttyper som används på Luleå tekniska universitet och att dessa har en separat arbetsrutin.

Krav på en föreskrifts innehåll och utformning:

• Innan en föreskrift skapas kan en konsekvensutredning behöva ske (se konsekvensutredningsförordningen).
• Föreskriften måste vara fristående, utan annan information, hänvisning till lagar/praxis, rådgivning, rutiner eller liknande och ska ej blandas med andra styrdokument, exempelvis riktlinjer.
• Rubriken måste innehålla: ”Luleå tekniska universitet” och ”föreskrifter”; ”ÅÅMMDD” (datum för beslut).
• Dokumentet måste innehålla ett löpnummer (juristfunktionen tillhandhåller), ikraftträdandedatum och publiceringsdatum.
• Bemyndigandet ska anges med aktuell paragraf (i ingress).
• Kungörelse ska ske minst fyra veckor innan ikraftträdandet, om andra än anställda och interna berörs (idag bara på vår webb under föreskrifter).