Vägledning i studentsamverkan för företag och organisationer

Vi har sammanställt några goda råd på vägen som kan vara bra att ta del av för att du ska veta hur man kan samarbeta inom olika områden.

Vägledning i samband med examensarbete

Ett examensarbete (även kallat exjobb) eller en C- eller D-uppsats är en del av studentens utbildning på universitetet. Det är ett självständigt arbete där studenten får möjlighet att fördjupa sig i en frågeställning eller ett problemområde, gärna kopplat till ett verkligt behov i samhället eller näringslivet. Studenten använder vetenskapliga metoder för att undersöka och analysera frågan – målet är att bidra med ny kunskap inom området.

Ofta gör studenten arbetet i samarbete med ett företag eller en organisation. Det kan handla om att ta sig an en konkret utmaning eller ett utvecklingsområde som företaget har identifierat. Samarbetet ska ge nytta åt båda parter – studenten får ett meningsfullt och verklighetsnära uppdrag att utgå ifrån, och företaget får hjälp att belysa ett problem eller en möjlighet utifrån ett akademiskt och analytiskt perspektiv.

Hur processen ser ut, förutsättningarna och vad de kan innehålla varierar mycket beroende på vilken typ av utbildning de sker inom. Det är vanligt att studenter skriver en självständig uppsats på kandidat-, magister- eller masternivå men examensarbeten förekommer också i andra former, exempelvis på de konstnärliga utbildningarna.

Studenten förväntas arbeta självständigt, ofta hos ett företag eller organisation. Det akademiska arbetet sker med stöd av en professor. Många av studenterna uppskattar om deras examensarbeten kan kopplas till riktiga utmaningar och problem hos företag eller organisationer. Det är vanligt att studenterna själva kontaktar företag och organisationer som de finner intressanta och spännande. Men lika gärna kan företag och organisationer själva komma med idéer kring vad ett examensarbete skulle kunna handla om.

Omfattningen av ett examensarbete varierar mellan 10-20 veckors heltidsstudier. Universitetets utsedda handledare måste godkänna frågeställningen och upplägget på arbetet. Det slutgiltiga arbetet godkänns även slutligen vid institutionen av utsedd examinator. Examensarbeten kallas för Exjobb inom den tekniska fakulteten och påbörjas oftast i januari med slutförande i maj/juni. Många studenter som ska utföra ett Exjobb söker samarbetspartners redan under hösten. Inom den filosofiska fakulteten utförs examensarbeten ofta i C- respektive D-uppsats men även andra typer av examinationer kan vara verksamma. Dessa arbeten utförs både under höst- och vårtermin beroende på utbildningsprogram.

Vad krävs av dig som uppdragsgivare av ett examensarbete?
Det krävs inte speciellt mycket. Här är några goda råd på vägen:

1. Det är viktigt att prata igenom förväntningarna och förutsättningarna mellan er som uppdragsgivare och studenten/studenterna som ska utföra arbetet. Inom vissa utbildningar förväntar sig studenterna ett arvode medan andra utförs arbetet helt kostnadsfritt. Vi rekommenderar dock att ni som uppdragsgivare står för studentens eventuella resor och omkostnader. Kostnader bör klargöras i avtal. Ersättning/lön till studenten är en förhandlingssak mellan företaget och den enskilde studenten. Det är dock inget krav och universitetet har ingen del i sådant avtal.
2. Diskutera gärna tillsammans med studenterna kring vad uppdraget ska handla om.
   Genom att ha en flexibilitet kring uppdragets problemställning och fokus blir arbetet ofta mer dynamiskt och givande för båda parter.
3. Utse en eller två personer inom organisationen som är kontaktperson och handledare till studenterna. Deras uppgift är att vara ett stöd, bollplank och coach i arbetet. Handledaren har inget ansvar över det akademiska kraven men behöver visa på förståelse för att arbetet måste följa vissa givna akademiska ramverk i och med att det är ett akademiskt meriterande arbete de utför.
4. Tänk igenom vad som behöver ordnas och sätt av tid för introduktion. En rundvandring och presentationsrunda bland organisationens medarbetare är viktigt för att studenterna ska känna sig välkomna. Förbered gärna arbetsplats och boka in några första avstämningsmöten. Planera in kontinuerlig tid för samtal och uppföljning med studenten. Ju bättre start på samarbetet desto lättare för studenterna att leverera riktigt fina arbeten. Kanske blir studenten nästa nyrekrytering? Första intrycket är alltid viktigt.
5. Ge studenten goda förutsättningar för att kunna samla in information och underlag till sitt arbete. Detta kan gälla att få tillgång till material, personal och möjligheter att vara med på möten.

Hur sker samarbetet med universitetets handledare?
Universitetets utsedda handledare är alltid huvudhandledare och ska vägleda studenten när det gäller forskningsmetodik och tillse att arbetet har vetenskapligt arbetssätt. Det är även denne som avgör om arbetet slutligen godkänns i utbildningen. Universitetets handledare guidar och kontrollerar studenterna så att arbetet utförs enligt det akademiska och vetenskapliga arbetssätt som krävs för examination.

Presentation av examensarbetet
Vid avslutat uppdrag ska studenterna presentera sitt arbete vid ett slutseminarium vid universitetet. Företaget/organisationen får gärna vara representerad. Om företaget vill få en egen presentation av arbetet ställer studenterna ofta upp på det. Tänk bara på att många studenter lämnar studieorten efter avslutad examination så planera in presentationen god tid i förväg.

Sekretess och avtal
Vi rekommenderar att kostnader ska klargöras i avtal med studenterna; materialinsamling, analyser, resor. Avtal kan också med fördel skrivas om vilka ansvarsområden var och en har.

Studenter bör inte ingå avtal gällande sekretess eftersom att universitetet är en myndighet och lyder under offentlighetsprincipen. Det innebär att examensarbetet är en allmän handling och därför inte kan sekretessbeläggas. Sekretessbelagda uppgifter och underlag bör därför inte ingå i uppdraget studenterna utför.

Vägledning i samband med projektkurs

I de olika delar av många utbildningar erbjuds studenterna så kallade projektkurser. Hur de ser ut, förutsättningarna och vad de kan innehålla varierar mycket beroende på vilken typ av utbildning de sker inom. Det kan vara en hel kurs eller ett delmoment i en kurs som är mindre. Det samtliga har gemensamt är att studenterna gärna vill sätta tänderna i riktiga utmaningar från verkliga företag och organisationer. Att få använda det de lär sig i kursen i ett verkligt case. Det stärker motivationen och bygger relationer med uppdragsgivaren. Det ger ofta ett större lärande till studenten och ett värde till företaget som erbjudit det verkliga caset, i form av ny kunskap eller en möjlig lösning.

Vad är en projektkurs?
En projektkurs eller projektarbete inom en kurs är ett praktiskt moment där studenterna får testa sina kunskaper på ett verkligt problem eller utmaning. Projektarbetena kan variera i längd från 5 till 20 veckors heltidsstudier. Att ge ett uppdrag till studenter i en projektkurs ger din organisation möjlighet att få en lösning på en utmaning eller att få en fråga utredd. Resultatet av en projektkurs är inte lika djuplodande som ett examensarbete men du får istället möjlighet att få många fler perspektiv på din utmaning.

Vad krävs av mig som uppdragsgivare av ett projektkurs?
Antingen har du en färdig utmaning som du kan diskutera med samverkanskoordinatorn, eller läraren på universitetet, för att se om den kan matchas mot någon aktuell projektkurs. Eller så hittar du en annons från en lärare som efterlyser case till kommande projektkurs på universitetets webb.

Villkoren kan variera mellan de olika projektkurserna, men ett gemensamt krav är att organisationen måste tillhandahålla en kontaktperson som för dialogen med studenterna.

Hur sker samarbetet med universitetets handledare?
Ibland är det handledaren för kursen som väljer ett företag eller organisation, ibland kan studenterna välja. I vissa projektkurser sker arbetet på flera företag och organisationer och ibland bara på ett. Detta medför att vi aldrig kan lova att just ditt företag/organisation kan erbjudas medverkan i den projektkurs som intresserar dig.

Presentation av projektarbetet
Vid avslutat uppdrag presenterar studenterna sitt arbete vid ett slutseminarium vid universitetet. Företaget/organisationen får gärna vara representerad. Om företaget vill få en egen presentation av arbetet ställer studenterna ofta upp på det. Tänk bara på att boka in presentationen god tid i förväg.

Sekretess och avtal
Vi rekommenderar att eventuella kostnader ska klargöras i avtal med studenterna; materialinsamling, analyser och resor. Avtal kan också med fördel skrivas om vilka ansvarsområden var och en har.

Studenter bör inte ingå avtal gällande sekretess eftersom att universitetet är en myndighet och lyder under offentlighetsprincipen. Det innebär att resultatet av projektkursen är en allmän handling och därför inte kan sekretessbeläggas. Sekretessbelagda uppgifter och underlag bör därför inte ingå i uppdraget studenterna utför.

Vägledning i samband med praktik och traineetjänst

Vad är praktik och traineetjänst?
Praktik och traineetjänst är att en student utför arbete vid ett företag/organisation under en angiven tidsperiod. Praktik är ofta en kortare tidsperiod om ca 8-10 veckor och är generellt inte avlönat. Traineetjänst utförs ofta över lite längre tid, ca 6-12 månader och är också ofta avlönat.

Vad krävs av mig som uppdragsgivare vid praktik och traineetjänst?
Vid praktik behöver upplägg och innehåll bestämmas i samråd mellan uppdragsgivaren och universitetet. Beroende på upplägg kan även studenten bli inblandad i denna dialog och överenskommelse. Uppdragsgivaren behöver utse en handledare som finns tillgänglig under praktikperioden. Traineetjänster regleras av uppdragsgivaren.

Hur sker samarbetet med universitetets handledare?
Om praktiken är en del av utbildningen regleras praktikens förutsättningar av kursbeskrivningen. Praktik kan också erbjudas utanför universitetets verksamhet men är då inte kursmeriterande.

Presentation av praktik och traineetjänst
Om praktik är en del av kurs regleras presentationen i kursbeskrivningen och kan gälla en skriven rapport, presentation eller annat arbete. Traineearbetet regleras av uppdragsgivaren.

Sekretess och avtal
Praktik vid kurs sker genom överenskommelse med studenten. Praktik utanför universitetets verksamhet lika så. Traineestjänst regleras likt andra anställningar genom anställningsavtal i överenskommelse mellan båda parter.

Vägledning i samband med uppdrag och olika jobbanställningar

Anställningar och uppdrag regleras genom anställningsavtal i överenskommelse mellan båda parter.