Behandlingen av personuppgifter, GDPR

Här hittar du som student på Luleå tekniska universitet information om hur vi hanterar dina personuppgifter och vad de används till. Vi följer dataskyddsförordningen (General Data Protection Regulation, GDPR).

Personuppgiftsansvarig

Luleå tekniska universitet är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter. Du når vårt dataskyddsombud på dataskydd@ltu.se eller 0920-49 10 00.

Ändamål

Vi behandlar dina personuppgifter för att

• säkra att uppgifter om sökande till utbildning, genomgångna studier, betyg över utbildningar och examina bevaras
• genomföra examination- och plagiatkontroll
• registrera betyg, närvaro och andra uppgifter om genomgångna studier
• du ska kunna arbeta med lärare och andra studenter inom en kurs eller program
• visa rätt kursinformation på studentwebben
• tilldela relevanta resurser, lokaler och material till dig som student
• tillhandahålla studie- och karriärvägledning
• skapa underlag för uppföljning och utvärdering av vår utbildning
• besluta om antagning av studenter
• kunna kommunicera med dig som är student
• besluta om anmälningsavgift och studieavgift
• skapa officiell statistik och rapportera den
• hantera avstängning av studieavgiftsskyldiga studenter
• utreda och hantera disciplinärenden
• tilldela relevanta stödåtgärder
• hantera utbyten med utländska lärosäten och resebidrag
• hantera ansökningar om tentamen på annan ort och
• möjliggöra forskning.

Vi kommer även att behandla dina personuppgifter på de sätt som krävs för att följa reglerna kring allmänna handlingar och myndigheters arkiv.

Kategorier av personuppgifter och källan till dem

Vi får i första hand personuppgifter om dig från antagning.se som hanteras av Universitets- och högskolerådet. I vissa fall får vi personuppgifter från andra lärosäten om du har studerat där tidigare.

Utöver det har vi de personuppgifter som vi får från dig eller som skapas om dig på grund av din utbildning hos oss. Att du som student ska lämna vissa uppgifter för att kunna studera regleras bland annat i förordning (1993:1153) om redovisning av studier m.m. vid universitet och högskolor. Vi uppdaterar dina uppgifter mot folkbokföringen för att se till att dina uppgifter är aktuella och relevanta.

Rättslig grund

När vi behandlar dina personuppgifter gör vi det för att vi ska kunna uppfylla vårt myndighetsuppdrag eller för att följa lagar och förordningar. Vi behandlar alltså dina personuppgifter för att uppfylla en uppgift av allmänt intresse, som ett led i vår myndighetsutövning eller på grund av en rättslig förpliktelse. I vissa fall ber vi om ditt samtycke till detta, till exempel när det gäller överföring av dina personuppgifter till universitet utanför EU för att du ska kunna åka på utbytesstudier.

Utlämnande

Dina personuppgifter finns i många fall i vad som kallas allmänna handlingar. Allmänheten har alltid rätt att begära att få ta del av allmänna handlingar, om inte handlingen omfattas av sekretess och ska hållas hemlig. Om handlingen inte ska hållas hemlig så kommer vi att lämna ut den till vem som än begär att få ta del av handlingen. Det kan innebära att dina personuppgifter följer med i utlämnandet.

Överföring av personuppgifter

Vi överför dina personuppgifter till andra organisationer i vissa fall, till exempel till

• andra högskolor, i Sverige eller inom EU, till exempel när du vill tillgodoräkna dig kurser eller när vi kontrollerar din behörighet
• CSN, när de behöver uppgifterna för att bevilja eller betala ut studiestöd
• Universitets- och högskolerådet genom antagning.se
• SCB för att skapa officiell statistik
• andra myndigheter inom Sverige eller EU, för att handlägga ärenden om yrkesbehörigheter och legitimationer
• partneruniversitet
• studentkårerna vid Luleå tekniska universitet
• Vetenskapsrådet, Verket för innovationssystem
• Svenska institutet och
• Universitetskanslersämbetet.

Internationell överföring

Om du ansöker om utbytesstudier, ansöker om tentamen på annan ort eller samarbetar med en organisation utanför EU/EES överför vi personuppgifter till den organisationen. Vi överför även dina personuppgifter till tjänsteleverantörer för till exempel Canvas. Om deras servrar ligger utanför EU/EES ser vi till att vidta alla relevanta säkerhetsåtgärder för att dina uppgifter ska hanteras på ett korrekt och säkert sätt.

Lagring

I de allra flesta fall finns det regler rörande allmänna handlingar som styr hur länge vi behandlar dina personuppgifter, så kallade gallringsföreskrifter. Dessa regler kan säga att vi ska spara dina personuppgifter i två (2) år, (till exempel dina svar på en tentamen), att informationen ska sparas för alltid (som ditt examensbevis) eller en tidsperiod däremellan. Det beror på den allmänna handling som frågan gäller.

För de personuppgifter vi har som inte finns i allmänna handlingar så raderar vi dem när de inte längre behövs för det ändamål som vi samlade in dem för.

Dina rättigheter

Du har rätt att under vissa omständigheter få dina uppgifter raderade, rättade, begränsade och att få tillgång till de personuppgifter som behandlas. Du har också rätt att invända mot behandlingen. För att använda dig av dina rättigheter, kontakta dataskyddsombudet med kontaktuppgifterna nedan.

Återkallande av samtycke

Om vår behandling av dina personuppgifter baserar sig på samtycke har du en rätt att återkalla ditt samtycke. Om du vill återkalla ditt samtycke vänligen kontakta din kontaktperson vid universitetet eller mejla dataskydd@ltu.se.

Vem ansvarar för studenternas behandling av personuppgifter?

Luleå tekniska universitet är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som sker inom lärosätets verksamhet. Detta gäller inte bara den behandling som sker av lärare och administrativ personal, utan universitetet ansvarar som huvudregel även för den behandling av personuppgifter som studenterna utför inom ramen för utbildningen. Om en student till exempel behandlar personuppgifter i sitt uppsatsarbete omfattas behandlingen därför av reglerna i dataskyddsförordningen och det är Luleå tekniska universitets ansvar att se till att reglerna följs.

Det finns dock vissa undantagssituationer. Om en student till exempel genomför verksamhetsförlagd utbildning (VFU) är det som huvudregel istället praktikplatsen som är personuppgiftsansvarig när studenten utför olika arbetsuppgifter inom exempelvis skola eller hälso- och sjukvården (på samma sätt som praktikplatsen är personuppgiftsansvarig när dess anställda behandlar personuppgifter).